Для открытия ООО учредители подают в налоговую инспекцию заявление по форме Р11001 и другие обязательные документы. Через три рабочих дня ИФНС выносит решение, которое может быть положительным или отрицательным. В большинстве случаев проблем не возникает, поэтому заявителям стоит знать, какие документы после регистрации ООО они должны получить.
Создать документы для регистрации ООО
Чем подтверждается регистрация ООО
В статье 49 Гражданского кодекса РФ указано, что правоспособность юридического лица возникает с момента внесения сведений о его создании в единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому основным документом, подтверждающим регистрацию ООО в 2023 году, будет лист записи ЕГРЮЛ.
До 1 января 2017 года заявителям выдавали свидетельство о регистрации юридического лица в бумажном виде. Если организация была создана до этой даты, свидетельство остается в силе, менять его на лист записи ЕГРЮЛ не надо.
Что еще входит в первые документы, получаемые в случае успешной регистрации? Это устав с отметкой ИФНС и свидетельство о постановке организации на налоговый учет.
Независимо от того, каким образом было подано заявление Р11001 (лично в ИФНС или МФЦ, почтой, через интернет), документы после регистрации ООО направляются учредителям в электронном виде.
Лист записи ЕГРЮЛ, устав и свидетельство о постановке на налоговый учет подписываются усиленной цифровой подписью ИФНС, поэтому они полностью легитимны. Их можно распечатать на обычной бумаге и использовать в своей деятельности.
При желании можно запросить в инспекции или МФЦ бумажные документы с печатью, но в этом нет особой необходимости. Сведения из ЕГРЮЛ находятся в открытом доступе и их легко проверить.
Чтобы убедиться в том, что регистрация ООО действительно состоялась, перейдите на сайт ФНС и укажите в строке поиска ИНН, ОГРН или полное наименование своей компании. Эти данные есть в свидетельстве о постановке на налоговый учет.
Сервис моментально сформирует выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, которая будет подписана ЭЦП Федеральной налоговой службы.
Повторим, какие документы в случае успешной регистрации ООО должны прийти на электронный ящик, который был указан в форме Р11001:
- лист записи ЕГРЮЛ;
- устав с отметкой регистрирующего органа;
- свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту ее нахождения (форма N 1-1-Учет).
Что делать, если документы не пришли? Если вы убедились, что в ЕГРЮЛ действительно внесены сведения о регистрации ООО, то скорее всего, электронный ящик был указан с ошибкой или произошел технический сбой. За разъяснениями надо обращаться в ИФНС или МФЦ, куда вы подавали заявление Р11001.
Получить консультацию по регистрации ООО
Какие еще документы надо получить после регистрации ООО
Кроме перечисленных выше документов ООО должно получить уведомления о постановке на учет в фонды – ПФР и ФСС. Обычно они приходят в течение двух недель после состоявшейся регистрации. Дело в том, что данные в фонды передает ИФНС, и требуется время для постановки организации на учет в качестве страхователя.
Еще один важный документ – подтверждение о переходе на льготный налоговый режим. Заявление о переходе на УСН или ЕСХН можно подавать сразу при регистрации общества или в течение 30 дней после нее. Обязательно сохраняйте второй экземпляр заявления с отметкой ИФНС.
Если вы выбрали ЕНВД, то заявление о переходе подается в течение 5 дней с начала соответствующей деятельности. Через 5 рабочих дней ИФНС направит уведомление о применении ЕНВД, которое будет доказывать переход на спецрежим.
Не все ООО переходят на льготные режимы, поэтому подтверждение о переходе требуется не всегда. В этом случае организация по умолчанию будет плательщиком основной системы налогообложения – ОСНО.
Кроме того, надо самостоятельно обратиться в органы статистики, чтобы получить соответствующие коды, которые нужны для заполнения отчетности. Бумажные документы с печатью выдает территориальное подразделение Росстата. Но можно узнать свои коды статистики на сайте ведомства, указав ИНН или ОГРН организации.
Документы, которые должны быть у ООО
Но одних документов, подтверждающих регистрацию общества с ограниченной ответственностью и постановку его на учет, недостаточно. В процессе деятельности ООО будет постепенно обрастать другими бумагами, которые надо систематизировать и хранить долгое время.
Существует закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязаны соблюдать все юридические лица, в том числе, коммерческие. А еще есть приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, где указаны сроки хранения документов.
Возможно, вас это удивит, но при нынешнем развитии электронного документооборота есть бумаги, которые надо хранить постоянно или 75 лет. Если не соблюдать условия и сроки хранения документов, ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. И даже ликвидация общества не отменяет обязанности хранить некоторые из них, например, по кадрам. Они должны быть переданы в государственный или муниципальный архив.
Перечислим документы, которые должны быть у предприятия для ведения деятельности и формирования архива.
1. Регистрационные
- Протоколы общих собраний или решения единственного учредителя (участника) за все время деятельности, начиная с первого протокола об учреждении ООО.
- Устав общества с дополнениями или несколько его редакций, если в текст вносились изменения.
- Договор об учреждении, если общество создается несколькими учредителями.
- Свидетельство о государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении.
- Свидетельство о постановке на налоговый учет по юридическому адресу.
- Извещения о регистрации общества во внебюджетных фондах.
- Список участников общества с актуальными сведениями о них.
- Листок с кодами статистики.
- Документы, подтверждающие достоверность юридического адреса ООО (например, договор аренды, согласие собственника на регистрацию по домашнему адресу, свидетельство о собственности на недвижимость).
2. Кадровые
Работодатель должен вести кадровые документы в полном объеме, даже если в штате у него несколько человек. Пока еще эти бумаги являются основанием для подтверждения страхового стажа работника, но постепенно кадровый документооборот переходит в электронный формат.
- Индивидуальные и коллективные трудовые договоры со всеми работниками, а также дополнения и соглашения к ним, если они заключались.
- Должностные инструкции, если в договоре нет соответствующего описания обязанностей работника.
- Договор о полной материальной ответственности для некоторых категорий работников.
- Бумажные трудовые книжки, книги учета книжек, вкладышей к ним и чистых бланков.
- Локальные трудовые акты, если ООО не относится к микропредприятию. Если же численность меньше 15 человек, а годовой доход не превышает 120 млн рублей, то общество вправе заключать с работниками типовые трудовые договоры (утверждены Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858). В этом случае правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха уже включены в текст договора.
- Личные карточки работников, штатное расписание, табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда, графики отпусков.
- Положение о защите персональных данных.
- Документы об охране труда, аттестации рабочих мест или оценке условий труда.
- Кадровые приказы и распоряжения.
- Журналы и книги по учету трудовых договоров, приказов, личных дел и другие.
3. Учетные
Коммерческие организации должны вести бухгалтерский и налоговый учет, причем, обязанность по его постановке лежит лично на руководителе ООО. Обычно учетными документами заведует бухгалтерия, но директору тоже стоит контролировать их наличие.
- Главная книга, рабочий план счетов, регистры учета, учетная политика, балансы, отчеты о прибылях и убытках.
- Налоговые декларации, книги налогового учета, покупок и продаж, акты сверки и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
- Первичные документы, такие как накладные, акты, квитанции, ордера, табели, выписки из банковского счета, кассовые книги.
- Договоры, соглашения, контракты и документы по их исполнению.
- Документы о приобретении и регистрации кассового аппарата, если он применяется.
4. Подтверждающие вид деятельности
Некоторые виды деятельности требуют получения дополнительных разрешающих документов. Перечислим основные из них.
- Лицензия или допуск саморегулируемой организации.
- Сертификаты, если товары и услуги ООО входят в перечень обязательных для сертификации.
- Второй экземпляр уведомления о начале предпринимательской деятельности.
- Заключения на соответствие помещения установленным требованиям, например, для точки общепита или салона красоты.
Правильная постановка документооборота на предприятии требуется не только для соблюдения закона и формирования архива, но и для повседневной деятельности. Поэтому руководителю и другим работникам ООО надо уделять этому вопросу должное внимание.