Каждый применяемый организацией или ИП кассовый аппарат должен стоять на учете в налоговой службе. После замены старых ККТ на онлайн-кассы, которые в режиме реального времени взаимодействуют с сервером ФНС, сделать это стало гораздо проще. Посещать инспекцию для постановки техники на учет теперь не нужно. Достаточно оформить электронную подпись и провести процедуру через интернет. Узнайте, как зарегистрировать онлайн кассу на сайте ФНС по шагам.
Что нужно сделать до регистрации
Прежде всего следует подобрать и приобрести подходящий аппарат – он должен входить в перечень моделей, допущенных ФНС к работе. Самой важной его частью является фискальный накопитель (ФН) – сменный модуль, который обеспечивает хранение информации и ее передачу через интернет. Существуют ФН с разными сроками действия, нужно подобрать подходящий для своей деятельности и налоговой системы.
Чтобы поставить кассу на учет дистанционно, необходимо оформить электронную подпись для взаимодействия с ФНС в любом удостоверяющем центре. Документы можно направить в виде сканов заранее, а оригиналы представить позже, когда ЭЦП будет готова. Обычно это занимает не более 1-2 дней.
Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД). Это обязательное звено, которое обеспечивает передачу информации с онлайн-кассы в налоговую службу. К слову, многие ОФД предлагают содействие в регистрации ККТ, а также в подготовке аппарата к работе.
Когда все готово, приходит время поставить кассу на учет, после чего ее можно применять для проведения расчетов. Расскажем о том, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе пошагово.
Шаг 1. Вход в личный кабинет
На сайте ФНС в разделе для организаций или ИП нужно найти переход на сервис про ККТ и перейти по нему. Либо открыть раздел по этой ссылке и нажать «Зарегистрировать кассу»:
Система покажет окно с краткой информацией о том, что нужно пользователю для постановки на учет. Далее необходимо нажать «Регистрация» и выбрать тип субъекта – юридическое лицо или предприниматель. В следующем окне нужно ввести логин и пароль от ЛК налогоплательщика.
Шаг 2. Заполнение заявления
В личном кабинете на сайте ФНС следует перейти в раздел «Кассы» и нажать «Зарегистрировать ККТ»:
В следующем окне необходимо выбрать ручной ввод параметров и нажать «Продолжить»:
Система выдаст предупреждение о том, что для завершения регистрации нужно иметь электронную подпись. А также предложит протестировать возможность ею воспользоваться. На данном этапе ЭЦП на USB-носителе должна быть подключена к компьютеру.
В следующих нескольких окнах нужно пошагово ввести информацию:
- О точке, где будет установлена ККТ: название (например, «магазин Ромашка») и место нахождения. Адрес должен присутствовать в Федеральной информационной справочной системе. Его можно вводить путем выбора каждого поля из списка.
- О кассовом аппарате: модель и заводской номер. Модель выбирается из списка, номер можно посмотреть в паспорте ККТ. При переходе к следующему окну система проверит номер – он должен быть в реестре произведенных экземпляров.
- О фискальном накопителе: модель и заводской номер. Также будет проведена проверка по номеру.
- О режиме применения кассы. Необходимо отметить галочками нужные параметры. Например, что ККТ применяется в автономном режиме, если торговая точка находится в местности, отдаленной от сетей связи. Перед тем как выбирать параметры работы аппарата, рекомендуем проконсультироваться со своим оператором, поскольку в каждом случае настройки будут индивидуальны. Однако чаще всего ничего отмечать не требуется.
- Об операторе фискальных данных. Своего ОФД нужно выбрать из списка.
Когда все этапы заполнения формы пройдены, необходимо нажать «Подписать и отправить». Заявление будет направлено на проверку в налоговый орган. Пользователь увидит окно со ссылкой, по которой можно перейти в ЛК и увидеть, присвоен ли ККТ регистрационный номер.
Шаг 3. Ввод данных на ККТ
Когда номер получен (обычно это занимает несколько минут), нужно провести фискализацию кассы. Прежде всего ее следует перевести в режим администрирования (сервисный режим). Как это сделать, зависит от конкретной модели. Поэтому перед тем, как поставить аппарат на учет, рекомендуем познакомиться с руководством пользователя.
Далее в аппарате прописывается название организации (ФИО предпринимателя), ИНН и регистрационный номер, присвоенный ФНС. Кроме того, при фискализации ККТ нужно внести некоторые данные, полученные от ОФД, в частности, адрес сервера и ИНН. А также выбрать систему налогообложения или несколько, если они совмещаются. После введения всех сведений нужно их сохранить (это может быть кнопка «Применить», «Выполнить» или аналогичные в зависимости от модели).
К моменту ввода данных в аппарат следует отнестись максимально внимательно. Любая ошибка может привести к тому, что придется приобретать новый фискальный накопитель и проводить регистрацию заново. Пока информация не сохранена, ее можно изменить.
Шаг 4. Ввод данных о регистрации в ЛК
После фискализации касса распечатает чек, это отчет о регистрации. На нем будет важный параметр – фискальный признак документа (ФП либо ФПД), состоящий из 10 цифр.
Когда чек получен, нужно вернуться в личный кабинет налогоплательщика, в раздел ККТ. В нем должен появиться кассовый аппарат. Если нажать на его регистрационный номер, появится окно с параметрами кассы, а под ними кнопка «Завершить регистрацию». Ее следует нажать и внести такие данные:
- Фискальный признак – номер ФП (10 цифр);
- Дата, время получения фискального признака – дату и время из чека;
- Номер фискального документа – порядковый номер чека.
Когда все заполнено, надо нажать «Подписать и отправить». Система предложит пользователю ссылку для отслеживания состояния процесса регистрации ККТ.
Шаг 5. Карточка регистрации
Данные, внесенные на предыдущем шаге, будут отправлены в ФНС на проверку. Если все в порядке, будет сформирована карточка регистрации ККТ. Это документ с данными о постановке аппарата на учет с ЭЦП налогового органа.
Шаг 6. Ввод данных в ЛК ОФД
Осталось перейти на сайт своего оператора, войти в личный кабинет и внести сведения о регистрации кассы. Указываются параметры из карточки ККТ. При необходимости подробную информацию можно получить у ОФД. Итак, теперь вы знаете, как зарегистрировать кассу онлайн. Когда все готово, рекомендуем оформить тестовую продажу. Если все прошло благополучно, можно начинать работу на ККТ.